Trước thực trạng quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu, văn bản của công ty và các đơn vị trực thuộc được kiểm soát, quản lý và lưu trữ thủ công, nên việc  truy suất hồ sơ, tài liệu còn mất nhiều thời gian; việc lưu trữ thủ công dễ sai sót, thất lạc trong quá trình cập nhật tài liệu, PC Bình Dương đã xây dựng giải pháp pháp “Quản lý hồ sơ lưu trữ ứng dụng mã vạch QR Code”. Giải pháp này nhằm phục vụ công tác quản lý, lưu trữ và truy suất hồ sơ một cách hiệu quả, khoa học, dễ truy suất/kiếm tìm.

Theo đó, khi thiết lập và cập nhật danh mục hồ sơ, tài liệu, văn bản của các đơn vị đều thực hiện đồng bộ trên phần mềm; khi tìm kiếm, truy suất văn bản, hồ sơ dựa trên các tiện ích phần mềm cung cấp. Bên cạnh đó, khi sử dụng mã QR Code còn có thể khai thác thông tin liên quan đến hồ sơ mọi lúc, mọi nơi ngay trên smartphone, máy tính bảng…

Không chỉ có vậy, mã QR Code còn hỗ trợ thông báo về thời hạn bảo quản của hồ sơ. Cụ thể, ứng dụng có chức năng tự động kiểm tra thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ và thông báo đến bộ phận quản lý hồ sơ và đơn vị liên quan đối với hồ sơ sắp hết thời hạn lưu trữ. Từ thông tin đó, công ty sẽ tiến hành cập nhật trạng thái hồ sơ thành đã tiêu hủy và thực hiện các thủ tục tiêu hủy theo quy định. Qua đó, giúp công ty tiết kiệm rất nhiều thời gian về truy xuất hồ sơ đến hạn tiêu hủy.

Việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi được đề nghị “xuất kho” để phục vụ công tác kiểm tra, chỉnh lý,… cũng mang lại nhiều thuận lợi khi các đơn vị trực thuộc có thể chủ động tìm kiếm trên ứng dụng và lập danh sách hồ sơ cần “xuất kho lưu trữ” trên phần mềm, Khi đó, bộ phận quản lý hồ sơ tiếp nhận và duyệt và thực hiện “cho mượn”. Phần mềm sẽ tự động chuyển hồ sơ đó trạng thái theo dõi cho đến khi được trả về kho.

Bên cạnh đó, khi phải di dời, sắp xếp lại vị trí các hồ sơ trong kho lưu trữ, sẽ không cần phải in, dán lại nhãn hồ sơ mà chỉ cần cập nhật thông tin trên phần mềm ứng dụng. Trường hợp kiểm kê thực tế, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ dễ dàng đối chiếu số liệu trên phần mềm bằng cách sử dụng smartphone hay máy tính bảng để quét mã và truy xuất các thông tin về hồ sơ liên quan ngay tại chỗ.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo tổng hợp tình hình lưu trữ hồ sơ tại kho, hồ sơ đã “xuất kho” cho mượn, hồ sơ đã tiêu hủy… giúp người dùng dễ dàng khai thác thông tin theo phân quyền tương ứng.

Từ khi ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý văn thư và lưu trữ, việc lưu trữ, truy xuất, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, văn bản được đáp ứng kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Giải pháp đã được Tổng công ty Điện lực miền Nam công nhận sáng kiến trong công tác sản xuất kinh doanh và được nhiều đơn vị bạn trong cùng tổng công ty cũng như đơn vị bạn của các Tổng công ty Điện lực miền Bắc và miền Trung đến trao đổi kinh nghiệm và học tập.

Ngoài ra, trong giai đoạn 2016-2020, PC Bình Dương đã xây dựng và triển khai thực hiện trên nền tảng số nhiều ứng dụng phần mềm quản trị, quản lý như: Phần mềm diễn đàn trao đổi thông tin vận hành; phần mềm quản lý công tác thí nghiệm thiết bị điện; phần mềm quản lý đăng ký cấp phát văn phòng phẩm; ứng dụng Sharepoint Online trong Microsoft Office 365 để làm Portal phục vụ thông tin điều hành sản xuất tại công ty...

Việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác quản trị đã góp phần giúp PC Bình Dương nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động.

Phan Thảo